회의록 작성법
회사 생활을 하다보면 종종 회의록을 작성해야 할 경우가 있습니다. 특히 사회생활을 처음 시작하는 사회초년생들의 경우 회의록을 작성해야하는 경우가 많은데, 신입이라 회의 내용도 파악하기 어려운데 회의록까지 작성하려면 매우 당황하기 마련입니다. 오늘은 그래서 간단하게 회의록을 작성하는 방법에 대해서 포스팅 해 봅니다.
먼저 회의록의 작성은 회의를 준비하기부터가 그 시작이라고 할 수 있는데요. 하나 하나 차근 차근 설명해 보도록 하겠습니다. 이건 순수히 제 경험을 바탕으로 적은 글이라 100% 이게 정답이다 라고 할 순 없지만, 큰 틀에서 보면 이정도만 지켜준다면 문제가 없을 것입니다.
1. 회의준비하기
공지하기
회의는 여러사람들이 모여서 진행하는 만큼 일정을 정하는 게 중요합니다. 따라서 여유있게 회의 일정을 공지하는 것이 좋습니다. 보통 회의 일주일 전에 이메일로 공지를 하는 것이 좋습니다. 하지만 긴급히 회의를 소집해야하는 경우도 발생하 는 데 이 경우 참석자들에게 전화로 회의가 긴급하게 소집된 이유 및 회의 일정을 알린 후 이메일로 공지하는 것이 좋습니다.
자료 공유하기
회의 준비를 철저히 하지 않으면, 회의 시간을 길어지고 결론은 나지 않는 경우가 발생합니다. 이런 경우를 방지하기 위해서 사전에 참석자들에게 회의 안건에 대한 설명을 이메일로 공유하거나, 참고자료를 첨부하는 것이 좋습니다. 또 의사 결정이 필요한 사항이 있다면, 의사결정 권자나 의사결정을 위임받은 사람에게 참석을 요청하는 것이 좋습니다. 그리고 참석자가 준비해야할 사항이 있다면 사전에 공지를 해야합니다.
간단한 다과를 준비
일상적으로 진행되는 회의의 경우 다과까지 준비할 필요는 없지만, 업무상 중요한 클라이언트 또는 파트너사와의 미팅은간단한 음료과 다과를 준비하는 것이 좋습니다.
2. 회의진행하기
시작은 감사인사로
보통 긴급회의나 대책회의를 경우를 제외하고는 회의 참석자들에게 회의 참석에 대한 감사를 전하고 시작하는 것이 부드러운 회의 분위기를 만드는 데 도움이 됩니다. 또 무겁지 않은 회의라면 가벼운 농담이나 사회이슈에 대해서 Ice Breaking을 하는 것도 많은 도움이 됩니다.
진행원칙
- 회의를 진행하는 진행자가 있어야 효율적인 회의가 이뤄진다.
- 회의 시작 전 참석자들에게 이번 회의의 목적와 원하는 결과물이 무엇인지 명확하게 인지시켜야 한다.
- 정시에 시작하고, 정시에 종료한다.
- 회의 종료 전 회의 내용에 대한 리뷰 및 의사결정 사항에 대한 동의 확인
(무엇을 누가 언제까지 처리 or 확인 해야하는지를 명확하게 공유)
회의록 작성은 실시간으로
회의록 작성은 서기가 있다면 서기에게 위임하고, 그렇지 못하면 사회자가 회의를 진행하면서 중간 중간 회의내용을 정리하는 것이 좋습니다. 중간 중간 기록하지 않고 회의가 끝난 후에 회의록을 작성하게되면, 중요한 내용을 빠트리거나, 회의에서 결정된 사항과 다른 내용을 회의록에 정리 할 가능성이 존재하기 때문입니다.
3. 회의가 끝나면
회의록을 공유하라
회의가 끝나면 가급적 24시간 이내에 회의 참석자들에게 회의록을 공유하는 것이 좋습니다. 또한 회의 때 결정하지 못한 사항에 대해서는 회의록에 명시하여 누가, 무엇을, 언제까지, 처리 또는 확인 해야하는지 기록해야 합니다.
회의록 작성양식
회의록 작성양식은 회사 자체양식이 있는 경우는 자체양식에 작성하면 되며, 별도의 양식이 없을 경우 인터넷 검색을 통해 디자인이 마음에 드는 양식을 사용하시면 됩니다. 아래는 부끄럽지만 제가 간단히 만들어본 회의록 양식 입니다. 혹시 필요하신 분들은 첨부파일을 다운로드 받으시면 됩니다.
△ 회의록 양식 샘플
회의록 양식.docx끝으로 이런 회의는 하지 말았으면.. 하는 마음으로 몇가지 케이스를 적어 봅니다.
불필요한..
이메일/메신저 등으로 의견을 받아 처리가 가능한 사안임에도, 회의를 소집하여 시간을 낭비하는 경우가 있습니다. 무조건 일은 만나서 처리하는게 확실하다고 하시는 분들이 계신데, 간단히 처리할 수 있는 사항은 전화통화/이메일/메신저도
해결하는 것이 좋겠습니다.
의사결정권자 or 위임자가 참석하지 못하는..
의사결정권자가 참석하지 않는다면, 회의를 통해 할 수 있는 것은 현황에 대한 공유와 실무자들의 의견 정도 입니다. 이런 경우 회의가 끝나면 다음번에 다시 회의를 해야하는 경우 많습니다. 차라리 회의를 연기하는 것도 좋은 방법 입니다.
목적이 없는..
참석자들이 회의를 목적을 회의에 참석하고 나서 파악하거나, 업무와 전혀 관계 없는 위임자가 회의에 참석하는 경우는 회의 진행이 매끄럽지 못하며 회의가 아닌 설명회가 되는 경우가 많습니다. 때문에 충분하게 사전자료 및 회의 참석시 요청사항에 대해 공지해야 합니다.
회의록이 없는..
회의록이 공유되지 않는 회의는 앙꼬 없는 찐빵이되겠죠. 회의록 작성할 시간이 없다면 회의 공지 이메일을 전체회신으로하여 이메일 본문에 회의 결과를 공유하는 것이 바람직합니다.
